Kassenbuch

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Übersicht

Kiribati.Kassenbuch 9.0 ist ein eigenständiges Programm zur elektronischen Erfassung von Kassenbelegen. Das Programm unterstützt grundsätzlich beliebig viele Mandanten und Kassen. In der vorliegenden Version kann allerdings nur mit einem Mandanten und einer Kasse gearbeitet werden.

Gebucht wird nach Buchungsarten, die ein Administrator anlegt und definiert. Dadurch kommen auch "buchhalterisch" nicht versierte AnwenderInnen schnell mit dem Programm zurecht. Nach jeder Buchung wird der Kassenstand neu berechnet. Der Endbestand eines Monats wird automatisch als Anfangsbestand des nächsten Monats weitergeführt.

Als Schnittstellen stellt das Programm ein Export der Daten nach DATEV und einen Import über eine programmierbare COM-Schnittstelle zur Verfügung.

Auf Papier können diverse Ausdrucke erfolgen. Neben Zwischen- und Monatsabschluss gibt es einen Testdruck der Buchungen nach verschiedenen Kriterien, sowie ein Ausdruck gruppiert nach Buchungsarten.


Grundsätzliches

Aufzeichnungen von Kassenvorgänge sollte in geeigneter Weise zeitnah erfolgen, so dass später dann kontiert und verbucht werden kann. Dabei müssen diese Aufzeichnungen bestimmten Anforderungen genügen. Zum einen den allgemeinen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, zum anderen aber auch speziellen Ansprüchen für die Kassenbuchführung. Dabei gilt:

  • Keine Buchung ohne Beleg. Das gilt auch für Privateinlagen bzw -entnahmen. Hier müssen vorhandene Quittungen, wenn nicht vorhanden, ein Eigenbeleg erstellt werden.
  • die Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden
  • Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Ist-Bestand verglichen werden kann
  • Eine regelmäßige Kassenprüfung ist unerlässlich. Der Ausdruck von Kiribati.Kassenbuch verlangt eine Unterschrift zum Nachweis, das gezählt wurde.
  • der Kassenbestand darf nie negativ sein. Kiribati.Kassenbuch informiert sofort über einene eventuellen Negativbetrag.
  • Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden. (Buchungsvorbelegungen Bank an Kasse und Kasse an Bank).
  • auch Privateinlagen und -entnahmen sind täglich aufzuzeichnen
  • private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen (Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse)
  • Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung sovorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt. Anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels einer neuen Eintragung. Eine Streichung ist im Kiribati Kassenbuch nicht möglich. Man macht eine Gegen- und dann eine neu Buchung.
  • die Einnahmen und Ausgaben sollen täglich festgehalten werden

Erste Schritte

Anfangssaldo

Jahr, Monat, Anfangssaldo

Starten Sie nach erfolgter Installation das Kassenbuch über das Icon am Desktop. Geben Sie als Anmeldename KASSE ein. Beim Erstaufruf von Kiribati Kassenbuch erhalten Sie ein Formular, indem Sie bitte Monat und Jahr wählen, sowie den Anfangssaldo der Kasse eintragen

DATEV

Kontenrahmen

Möchten Sie mit einem DATEV Kontenrahmen arbeiten und eventuell die Daten auch an die DATEV Buchhaltung übergeben, so wählen Sie bitte den entsprechenden Kontenrahmen. Zur Verfügung stehen die Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Sind Sie nicht sicher, welche Konten Sie benötigen, so brechen Sie bitte das Formular ab und fragen Ihren Steuerberater. Benötigen Sie keine DATEV Schnittstelle, so wählen sie einfach SKR03.

Neu anmelden

Nach diesen Angaben befinden Sie sich im Kassenbuch und sollten nun, bevor sie mit dem Buchen beginnen, die Buchungsarten überprüfen. Das ist allerdings nur mit dem Anmeldenamen ADMIN und dem Kennwort 5010 möglich. Beenden Sie das Programm mit einem Mausklick auf die Schaltfläche "Kassenbuch beenden" rechts unten. Starten Sie das Programm erneut und melden Sie sich mit dem Namen ADMIN an. Rechts befindet sich die sogenannte Baumansicht. Klicken Sie dort auf den Eintrag Buchungsarten.

Buchungsarten

Buchungsartenneu.png

Sie erhalten eine Liste der mitgelieferten Buchungsarten. Buchungsarten sollten für die AnwenderInnen das Arbeiten erleichtern. Es muß nicht zwischen Einnahme und Ausgabe oder gar Soll und Haben unterschieden werden. Buchungsarten können hier gelöscht, geändert und natürlich auch beliebig hinzugefügt werden. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie unter Buchungsarten . Für Berichtsausdrucke und Übergabe der Daten nach DATEV müssen Sie noch Angaben zu Ihrer Adresse, Geschäftsjahr etc. machen. Klicken Sie in der Baumansicht auf Mandanten

Mandanten Daten

Mandanten Daten neu.png

Sie erhalten eine Liste der Installierten Mandant. Wie Sie die Daten eingeben, erfahren Sie unter Mandanten Daten. In der Userverwaltung können Sie Ihre MitarbeiterInnen namentlich anlegen und diverse Rechte vergeben.Kicken Sie in der Baumansicht auf Userverwaltung.


Userverwaltung

Userverwaltung neu.png

Sie erhalten eine Liste der installierten Mandant. Wie Sie die Daten eingeben, erfahren Sie unter Userverwaltung.

Arbeiten mit dem Kassenbuch

Formulare

Formulare (Kasse, Konten etc.) können über die Baumansicht oder das Hauptmenü aufgerufen werden. Formulare können verschoben, minimiert und maxmiert werden. Das Bearbeiten von Daten erfolgt über die Symbolleiste bzw. Funktionstasten. Einige Funktionstasten stehen nicht unbedingt in allen Formularen zu Verfügung.

Funktionstasten

ESC schließt ein Formular
F1 Hilfe
F2 Speichern
F3 Neu
F5 Ändern
EINFG Fügt einen neuen Satz ein, sofern man sich in einen Datenblatt befindet

ENTF Löschen einen Satz ein, sofern man sich in einen Datenblatt befindet

Hauptmenü

Hauptmenü neu.png

Das Hauptmenü von Kiribati Kassenbuch ist eine Liste von Elementen, wie z. B. Befehlen und Dateinamen, die angezeigt werden, wenn Sie aus der Menüleiste einen Menünamen wählen. Das Hauptmenü kann mit der Maus oder auch mit Tastenkombination (zum Beispiel wird Datei mit ALT+D aufgerufen) aktiviert werden. In den Untermenüs wird eine Funktion oder ein weiteres Untermenü durch Drücken des unterstrichenen Buchstabens oder einer Funktionstaste, die immer hinter dem Menüeintrag angegeben wird, aufgerufen.

Beispiel:

Hauptmenü 2 neu.png

Den Menüpunkt Schließen erreichen Sie über 3 Varianten:

  • mit der Maus auf Datei und dann auf Schließen
  • nacheinander die Tasten ALT+D und C oder,
  • die Taste ESC.

Symbolleiste

Symbolleisten.png

Die Symbolleiste beinhaltet Schaltfllächen, die bestimmte Funktionen auslösen. Je nach Formular (Kasse, Buchungsarten, Konten ..) sind nicht immer aller Schaltflächen aktiv. Neu Öffnet ein neues Formular zur Eingabe z.B. einer neuen Buchung, Buchungsart etc.

Öffnen Bearbeiten des aktuellen Satzes in einem Datenblatt.
Löschen Löschen eines Datensatzes. Eine Buchung kann nicht wieder gelöscht , sondern nur mit einer Gegenbuchung storniert werden.
Drucken Berichtsausgabe als Seitenansicht oder auf den Drucker.
DATEV Export der Daten im DATEV-Format.
Stapel Übernahme von importierten Daten.

Schaltflächen auf Formularen

Auf Formularen zur Dateneingabe begegnen Sie immer wieder einer Kombination von 3 Schaltflächen.
Schaltflächen auf Formularen.png
OK Die Daten werden gespeichert und das Formular geschlossen.
Abbrechen Die Daten werden nicht gespeichert und das Formular geschlossen.
Speichern Die Daten werden gespeichert und das Formular nicht geschlossen. Eine Ausnahme dieser Regel ist das Formular zur Buchungseingabe. Wird ein neue Buchung gespeichert, so wird automatisch das Formular zur Erfassung der nächsten Buchung geleert.

Kasse

Formular Das Kassenformular zeigt in tabellarischer Ansicht die Buchungen des aktuellen Monats, sortiert nach Buchungsnummer. Die letzte Buchung befindet sich an oberste Stelle.

Testmandant
Monat Auswahl des Monats der gebucht, bzw. zur Ansicht erscheinen soll.
Jahr Auswahl des Jahres das gebucht, bzw. zur Ansicht erscheinen soll.
Sortierung Die angezeigten Buchungen können in unterschiedlicher Reihenfolge angezeigt werden.
Buchungsnummer art.png
Anfangsbestand Zeigt den Bestand der Kasse zu Beginn des Monats.
Summen Anzeige der Summe der Einnahmen, Ausgaben und des Saldos.
Differenzen.png

Sollten Sie meinen Differenzen zwischen dem Saldo z.B. Ihrer schriftlichen Aufzeichnungen und der EDV festzustellen, so können Sie über diese Schaltfläche die Bestände neu berechnen lassen. Diese Funktionen können Sie auch nach einem Computerabsturzes infolge eines Programmfehlers oder Stromausfalles benutzen, um festzustellen ob die Daten konsistent sind.

Anzeige ändern.png

Ändert die Anzeige des Datenblattes.

Vorläufige Buchungsnummer.png

So führen Sie ein Buchung durch.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche
Neu.png
Vorläufige Buchungsnummer: Bevor Sie eine neu Buchung speichern, so erhalten Sie eine "Vorläufige Buchungsnummer". Buchen Sie alleine im System, so können Sie sicher sein, dass diese Nummer auch die endgültige Buchungsnummer wird. Arbeiten Sie allerdings im Netzwerk mit anderen Anwendern, die parallel Kassenbelege einbuchen, so wird die Buchungsnummer erst nach dem speichern der Eingaben festgelegt.
Betrag Betrag grösser 0. Über Art der Buchung (Ausgabe oder Einnahme) entscheidet alleine die Buchungsart und nicht der Betrag.
Währung Standardwährung (keine Auswahl möglich)
Buchungsart Buchungsarten werden hinterlegt und stehen hier zur Auswahl. Tippen Sie einfach die Nummer der Art oder wählen sie aus der Liste. In der Buchungsart sind Mwst., Konto, Buchungstext etc. hinterlegt.
Buchungsdatum Datum der Belegerfassung.
Buchungstext Beschreibung der Buchung. Standardmässig wird mit der Beschriftung der Buchungsart vorbelegt.
Umsatzsteuer Ist in der Buchungsart hinterlegt und errechnet automatisch die Umsatzusteuer.
Konto Immer 1000
Gegenkonto Ist in der Buchungsart hinterlegt und ist nur notwendig, sofern die Buchungen an die DATEV Schnittstelle übergeben werden sollen.
PersonalNr. Wird abgefragt, sofern in der Buchungsart hinterlegt wurde, das ein Personenkonto eingegeben werden muss. Wird die Nummer des Kontos nicht gefunden, so können Sie nach einer Abfrage ein neues Personenkonto anlegen
Kiribati.Kassenbuch.png

Kontos nicht gefunden, so können Sie nach einer Abfrage ein neues Personenkonto anlegen. Mit Klick auf die Schaltfläche Ja erhalten Sie ein Formular zur Eingabe der Personendaten.

Personenkonto.png
Nummer Personenkonto
Name Name der Person
Eintritt Beginn des Arbeitsverhältnisses.
Austritt Ende des Arbeitsverhältnisses.
Wichtig.png
Personenkonten, die ein Austrittsdatum beinhalten, können einem Kassenbeleg nicht mehr zugeordnet werden!

Drucken Abschlüsse

Drucken Das Formular zum Druck von Abschlüssen und Testberichten erhalten Sie in der Symbolleiste des Kassenbuches über die Schaltfläche Drucken.

Drucken.png
Berichte können direkt zum Drucker geschickt oder zu Testzwecken auf am Monitor (Seitenansicht) betrachtet werden. Die Berichte beinhalten Ausdrucke zur Kontrolle als auch Zwischen- und Monatsabschlüsse.
Berichte.png
Berichte Folgende Berichte stehen zur Verfügung
Testbericht Berichte, der nach dem Ausdruck keine Änderung an den Daten vornimmt.
Buchungsarten gruppiert Buchungsarten werden auf dem Bericht gruppiert dargestellt. Vermittelt somit einen Eindruck über Ausgaben in einem bestimmten Bereich.
Zwischenabschluss Nach erfolgreichem Druck erhalten die Buchungen den Vermerk "Verbucht" und können somit nicht mehr verändert werden.
Monatsabschluss Nach erfolgreichem Druck wird der Monat abgeschlossen und ein neuer eröffnet.
Bereich Folgende Bereiche stehen zur Verfügung (nicht beim Monatsabschluss!)
Kalenderwoche Druckt die Buchungen der aktuellen Kalenderwoche
Tag Druckt die Buchungen des heutigen Tages.
Monat Druckt die Buchungen des aktuellen Monats
von Datum bis Datum Bereichsauswahl nach Datum
Bereich.png
von Buchungsnummer bis Buchungsnummer Bereichsauswahl nach Buchungsnummer
Buchungsnummer bis.png


Drucker oder Seitenansicht.png

Bestimmt das Ziel der Ausgaben zum Drucker oder zur Seitenansicht.

Buchungsarten

Leiste Buchungsarten.png


Buchungsarten Buchungsarten sollten auch buchhalterisch nicht versierten Anwendern das Erfassen von Belegen erleichtern. In Kiribati Kassenbuch kann ohne Auswahl einer Buchungsart kein Datensatz erfasst werden.


Buchungsarten Verwaltung.png

Nach Installation des Kassenbuches sind bereits einige Buchungsarten hinterlegt. Diese können gelöscht, bearbeitet oder auch beliebig erweitert werden.

Buchungsarten anlegen Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche
Neu.png
Buchungsart.png
Nummer Fortlaufend eindeutige Nummer der Buchungsart. Über diese Nummer wird beim Buchen eines Beleges auf die Buchungsart zugegriffen.
Beschriftung Bezeichnung der Buchungsart. Diese wird automatisch als Buchungstext verwendet.
MwSt. Enthaltene Mehrwertsteuer. Anhand der Auswahl kann das System automatisch die Umsatzsteuer errechnen. Die 3 Mehrwertsteuersätze werden im Mandantenstamm hinterlegt.
Buchbar Bestimmt, ob die Buchungsart überhaupt verwendet werden kann. So können z.B. Buchungsarten hinterlegt werden, die nur über die Import (COM) - Schnittstelle von Kiribati Kassenbuch angesprochen werden können.
Änderbar Bestimmt, ob die Buchung nach dem Speichern nochmals geändert werden darf.
Eingabe Personalnummer Bestimmt, ob die Eingabe einer Personalnummer erforderlich ist.
DATEV-Export Bestimmt, ob die Buchung der DATEV -Schnittstelle übergeben wird.
Konto Auswahl des DATEV Kontos.
Ausgabeposition Einnahmeposition Bestimmt, ob der Betrag auf der Einnahme- oder Ausgabeseite verrechnet wird.

Konten

Konten.png

Konten Bei Konten handelt es sich um Gegenkonto, auf die Buchungsarten verbucht werden. Diese Konten sind für das Kassenbuch nicht zwingend notwendig. Soll allerdings die DATEV Schnittstelle verwendet werden, so muss einer Buchungsart immer auch ein Konto zugewiesen werden.

Konten Verwaltung.png

Nach Installation des Kassenbuches ist bereits der Kontenrahmen SKR03 bzw. SKR04 hinterlegt.

Konten anlegen.

Konto.png
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche.
Neu.png
Nummer Fortlaufend eindeutige Nummer des Kontos.
Beschriftung Bezeichnung der Kontos.

Personenkonten

Personenkonten.png
Personenkonten Personenkonten werden bei mitarbeiterrelevanten Buchungen angesprochen. In den Buchungsarten kann hinterlegt werden, ob die Auswahl eines Personenkontos zwingend notwendig ist.
Personenkonten Verwaltung.png
Personenkonten anlegen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche.
Neu.png
Personenkonto anlegen.png
Nummer Fortlaufend eindeutige Nummer des Personenkontos
Name Name der Person
Eintritt Beginn des Arbeitsverhältnisses.
Austritt Ende des Arbeitsverhältnisses.
Wichtig.png
Personenkonten mit einen Austrittsdatum können nicht mehr gebucht werden!

Backup

Sichern der Daten

Sichernderdaten2.png

Ein Datensicherung sollte mindestens wöchentlich erfolgen. Kiribati Kassenbuch bietet ein eigenes Sicherungstools, das ein Sichern und auch ein sofortiges Wiederherstellen der Daten ermöglicht.

Sichern der daten2.png

Zum Sichern der Daten wird das Verzeichnis SICHERUNGEN vorgeschlagen. Es kann aber auch eine beliebig anderes Verzeichnis oder Laufwerk angegeben werden. Beim Sichern auf Disketten wird je nach Bedarf eine weitere Diskette verlangt.

Die Endung der Sicherungsdatei ist 001 und sollte nicht geändert werden. Als Dateiname schlägt das System die Kalenderwoche vor.

Wiederherstellen der Daten

Wiederherstellen der Daten2.png

Datensicherungen können jederzeit zurückgespielt werden.

Öffnen Sicherungen.png

Zum Rücksichern der Daten wird das Verzeichnis Sicherungen vorgeschlagen. Es kann aber auch eine beliebig anderes Verzeichnis oder Laufwerk angegeben werden.

Einstellungen

Einstellungen Kasse

Einstellungen Kassen2.png

Kassen

Kassenspezifische Angaben.

Kassen Verwaltung2.png
Wichtig.png

Die Daten können nur als Benutzer ADMIN bearbeitet werden. Das Formular dient zu einer eventuellen Korrektur des Anfangsbestandes. Änderungen an den Feldern Ausgaben, Einnahmen und Kassenbestand machen keinen Sinn. Sollten Sie Unstimmigkeiten feststellen, so verwenden Sie bitte in der Buchungsmaske die folgende Schaltfläche, um die Bestände neu zu berechnen.

Rechner.png

Ändern

Doppelklick mit der Maus auf die Zeile Kasse1.

Kasse2.png
Bezeichnung Name der Kasse (nicht änderbar).
Monat Aktueller Monat des Kassenbuches (nicht änderbar).
Jahr Aktuelles Jahr des Kassenbuches (nicht änderbar).
Anfangsbestand Kassenbestand zu Beginn eines Monats, bzw. nach Installation des Kassenbuches.
Ausgaben Aktuelle Summe der Ausgaben.
Einnahmen Aktuelle Summe der Einnahmen.
Kassenbestand Saldo der Kasse.

User Verwaltung

Userverwaltung2.png

User

In Kiribati Kassenbuch können beliebig viele User angelegt und mit individuellen Rechten ausgestattet werden. Änderungen und Neuanlage in der User Verwaltung kann nur mit ADMIN erfolgen.
ADMIN.png

User anlegen

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche.
Schaltfläche Neu2.png
User anlegen.png
Name Name des Anwenders.
Kennwort Passwort des Anwenders
Neue Buchung anlegen. Bestimmt, ob der Anwender ein neue Buchung erfassen darf, oder die Liste der Buchngen nur zur Ansicht erhält.
Buchung bearbeiten. Bestimmt, ob der Anwender noch nicht verbuchte Buchungen bearbeiten darf.
Drucken Bestimmt, ob der Anwender Listen, wie z.B. Zwischenabschluss, ausdrucken darf.
Datev Export. Bestimmt, ob der Anwender die Buchungen der DATEV Schnittstelle übergeben darf.
Import Stapelbuchungen Bestimmt, ob der Anwender die Import (COM) Schnittstelle von Ufficio Kassenbuch verwenden darf.

Mandanten Daten

Mandanten.png

Mandanten

Mandantenspezifische Angaben im Kassenbuch.

Mandanten Verwaltung2.png

Ändern

Doppelklick mit der Maus auf die Zeile 001.

Mandant ändern.png
Nummer Vom System bestimmte Nummer.
Adresse Adresse des Mandanten
USt-ID-Nr. Umsatzsteuernummer
Drucken Bestimmt ob die Druckausgaben im Hoch- oder Querformat erfolgen sollen.
Buchungsarten mit Autogegenkonto Buchungsarten, die zur Eingabe einer Personalnummer auffordern, können mit einem automatischen Gegenkonto versehen werden. Dieses Konto setzt sich zusammen aus der Zahl 9, die letzten beiden Ziffern der Jahreszahl und des Monats.

Beispiel: November 2002 = 92011

MehrwertsteuerI Standardmehrwertsteuersatz.
MehrwertsteuerII Zweiter Mehrwertsteuersatz
MehrwertsteuerIII Dritter Mehrwertsteuersatz
Währung Standardwährung.
Wichtig.png
Im Jahr 2002 können Sie durch Auswahl von EUR den EURO als Standardwährung bestimmen und die Bestände und Buchungen des aktuellen Monats automatisch umrechnen lassen. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nicht rückgängig gemacht werden kann.
EU-Land Kürzel des EU-Landes, im dem gebucht wird,
Wichtig.png
Nachfolgende Angaben sind nur für die DATEV Schnittstelle relevant.
Namenskürzel Zweistelliges Namenskürzel.
Beraternummer Nummer Ihrer Steuerkanzlei
Mandantennummer Ihre Nummer.
Passwort Passwort für die DATEV Datei (nicht unbedingt erforderlich)
Abrechnungsnummer Laufende Nummerierung der DATEV Datei. Jede Diskettenausgabe erhält eine laufende Nummer. Innerhalb eines Jahres bis max. zur Nummer 180.
Geschäftsjahr Zeitraum des Geschäftsjahres.

Berichte

Berichte2.png

Berichte

Berichte sind Listen, die zur Seitenansicht bzw. zur Ausgabe auf den Drucker dienen.

Öffnen Berichte2.png


Wichtig.png
Grundsätzlich sollte an den Vorlagen nichts geändert werden. Versierte Anwender können allerdings bei Problemen der Druckausgabe diverse Einstellungen vornehmen.

Ändern

Klicken Sie mit der Maus auf den entsprechenden Bericht und bestätigen Sie mit der Maustaste.

Berichts-Designer - buchungen.frx.png

Berichtsdesinger

Mit dem Berichts-Designer ändern Sie Berichte. Wenn das Fenster des Berichts-Designers aktiviert ist, zeigt Kiribati Kassenbuch das Menü Bericht und Format, sowie die Symbolleiste für Berichtssteuerelemente an.

Menü Bericht

Menü Bericht.png

Menü Format Symbolleiste für

Menü Format.png

Das Menü dient zum Formatieren und Positieren von Objekten des Berichtes. So kann z.B. die Schriftart eine Überschrift oder eine Feldes geändert werden.

Berichtssteuerelemente

Berichtssteuerelemente.png
Diese Symbolleiste dient zum Hinzufügen von Objekte. Klicken Sie z.B. auf die folgende Schaltfläche und dann in einen beliebigen Bereich des Berichtes, so können Sie einfach eine Text schreiben.
Symbol A.png

Seite einrichten

Seite einrichten2.png

Bei Problemen mit dem Seitenrand (z.B. Tintenstrahldrucker) können über das Menü Seite einrichten diverse Einstellungen (Linker Rand, Breite etc.) vorgenommen werden, um das Ergebnis zu verbessern.

Report Properties.png

Währungen

Berichte2.png

Währungen

Dient zur Hinterlegung des Referenzkurses Ihrer Stammwährung zum EURO

Währungen Verwaltung2.png
Wichtig.png
In den Mandantendaten können Sie Ende 2001 das Kassenbuch auf EURO umstellen. Ein Rückstellung ist nicht mehr möglich.

Ändern

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche
Datensatz Ändern.png
Währung EUR.png
Währungsymbol Kurzbezeichnung der Währung
Bezeichnung Langbezeichnung der Währung
Eurokurs Kurzbezeichnung der Währung
Wichtig.png
Der EURO Umrechnungsfaktor (im Beispiel oben 1,9558400000) muß sechs signifikante Stellen besitzen. Auch Nullen gelten als signifikante Stellen, wenn sie nicht nur eine Platzhalterstelle einnehmen.

Dienste

Reorganisieren

Reorganisieren.png

Wenn es zu Unstimmigkeiten im Datenzugriff kommt, sollten Sie die Datenbank reorganisieren. Nach einem Computerabsturz, z.B. durch Stromausfall, kann die Meldung DBC Übereinstimmungsfehler erscheinen. Lassen Sie dann die Reorganisation laufen. Kiribati Kassenbuch repariert sich in den meisten Fälle selbst. Wenn nach der Reorganisation die Meldung Containerfehler - Indexdatei erfolgt, sollten Sie Gültigkeit prüfen ausführen.

Tretten weiterhin Fehler auf so hilft nur noch die Datenbank zu reparieren.

Gültigkeit prüfen

Gültigkeit prüfen.png

Prüft für die aktuelle Datenbank, ob sich alle zur Datenbank gehörenden Tabellen und Indexdateien an den erwarteten Stellen befinden. Nach einem Absturz durch z.B. Stromausfall kann die Datenbank beschädigt werden. Diese Funktion überprüft die Konsistenz der Daten.

Ereignisprotokoll

Ereignisprotokoll2.png

Tritt während des Arbeitens ein Fehler auf, so arbeitet das Programm nach Möglichkeit ohne Meldung weiter und schreibt den Fehler in eine externe Datei namens ERRORS.TXT. Diese Datei kann über das Ereignisprotokoll betrachtet, bzw. mit jedem Texteditor geöffnet werden.

Kein Ereignis aufgetreten.png

Es macht Sinn von Zeit zu Zeit das Protokoll einzusehen und bei immer wieder auftretenden Fehler, dem Hersteller oder Lieferanten die Textdatei ERRORS.TXT im Startverzeichnis von Kiribati Kassenbuch als E-Mail zu senden.

Erneut Anmelden

Mit dieser Funktion können Sie innerhalb des System den Benutzer wechseln, ohne das Programme verlassen zu müssen.

Sonstiges

DATEV-Fibu

DATEV

Wird die Finanzbuchführung durch Ihren Steuerberater nach dem DATEV-System erstellt oder Sie arbeiten in Ihrem Unternehmen mit der DATEV-Buchhaltung oder einer Buchhaltung mit DATEV-Schnittstelle, so können Sie die Daten von Kiribati Kassenbuch auf einen Datenträger auslesen und in der DATEV-Applikation einlesen.

DATEV-Schnittstelle.

Exportiert werden können nur Buchungen, die bereits verbucht, sprich auf Papier ausgegeben wurde.

Datev-Schnittstelle.png

Einstellungen

Das Programm listet alle im aktuelle Buchungsmonat noch nicht nach DATEV exportierten Buchungen auf. Auf kann kann in den Feldern der Zeitraum eingegrenzt werden. Für den Export sind die Mandantendaten dringend notwendig. Diese können im Formular Mandanten, oder aber direkt hier unter Einstellungen erfasst werden.

Unter Einstellungen.png

Fehler

Dieses Register wird aktiviert, falls beim Export der Daten Fehler auftreten. Lesen Sie das Protokoll aufmerksam durch und bereinigen Sie die Daten, andernfalls können die Daten nicht in DATEV Eingelesen werden.

Export

Über diese Schaltfläche werden die angezeigten Daten ausgeben. Befindet sich die DATEV-Buchhaltung auf demselben PC oder im Netzwerk, so können die Daten auf ein Verzeichnis ausgeben werden, auf das auf mit der Buchhaltung zugegriffen werden, kann. Benötigen Sie die Daten für Ihren Steuerberater oder auf einem anderen PC, der nicht über ein Netzwerk verbunden ist, so wählen Sie als Laufwerk z.B. das Diskettenlaufwerk A:

Verzeichnis auswählen2.png

Stapelbuchungen

Symbol Stapel.png

=== Stapelbuchungen === Kiribati Kassenbuch verfügt über eine Import Schnittstelle. Diese Schnittstelle ist eine sog. COM-Schnittstelle die von den meisten Programmiersprachen und Datenbanken angesprochen werden kann.

Beispielcode in Visual Basic

Nachfolgend ein Beispielcode für Visual Basic:

Beispielcode in Visual Basic

Set oTest = CreateObject("ufficioc.stapelbuchen")

lStart$ = oTest.Startup()

'Evenetuell Schleife bei mehreren Buchungen

'For i = 1 To 1000

'lWrite$ = Test.Writebuchung([Nummer],[Mandant],[Kasse],[Art],[Datum],[Währung],[Personalnummer],[Name],[Betrag], [Eintrittsdatum],[Austrittsdatum])

lWrite$ = oTest.Writebuchung("1", "1", "1", "1", "10.12.2000", "DEM", "99999", "Meier Franz", "100.00", "", "") 'Next

lEnd$ = oTest.EndWritebuchung()

Zu den einzelnen Felder: Nummer: Eindeutige Nummer innerhalb eines Monats, um einen eventuelle Korrekturbuchung durchzuführen.

Mandant: momentan immer 1
Kasse: momentan immer 1
Art: Buchungsarten: 1="Abschlag bar" etc. Wichtig ist, dass die Nummer auch in den Buchungsarten hinterlegt ist. Andernfalls erfolgt keine Übernahme.
Datum Buchungsdatum TT.MM.JJJJ
Währung In Kiribati Kassenbuch eingetragene Standardwährung.
Personalnummer Wird die Nummer in den Personenkonten von Kiribati Kassenbuch nicht gefunden, so wird das Konto mit den nachfolgenden Angaben (Name, Eintritt und Austritt) angelegt.
Name Name des Angestellten z.B. Franz Meier
Betrag Nur Beträge größer 0 im Format 99999.99 Die Art der Buchung (siehe oben), nicht der Betrag, entscheidet über Einnahme oder Ausgabe.
Eintritt Beginn des Arbeitsverhältnisses
Austritt Ende des Arbeitsverhältnisses

Übernahme der Daten

Über die folgende Schaltfläche können Sie die Importierten Daten einsehen.

Symbol Stapel.png
Stapelbuchungen.png

Übernehmen

Übernahme der Buchungen in das Kassenbuch

Wichtig.png

Bei jeder Übergabe der Daten an die COM-Schnittstelle werden eventuell noch vorhandene und nicht übernommene Stapelbuchungen wieder gelöscht!

Datenbank reparieren

Sollte die Datenbank defekt sein und weder durch Gültigkeit prüfen bzw. Reorganisieren repariert werden können, so kann Kiribati Kassenbuch mit einem Parameter gestartet werden.

Bevor Sie diese Funktion starten, stellen Sie bitte sicher, dass Sie über eine Datensicherung verfügen. Die Reparaturfunktion darf in keinem Fall unterbrochen werden, andernfalls droht Datenverlust!.

Zur Datensicherung führen Sie die Backupfunktion von Kiribati durch und kopieren das Datenverzeichnis von Kiribati Kassenbuch (Standard: C:\programme\ukassenbuch\data) mit dem Explorer in ein neues Verzeichnis.

Die Reparaturfunktion starten Sie wie folgt (als Standardverzeichnis wird C:\programme\ukassenbuch angenommen)

Klicken Sie in Windows auf die folgende Schaltfläche
Schaltfläche Start.png

Klicken Sie auf den Menüpunkt Ausführen und geben Sie folgende Zeile (siehe Grafik unten) ein. Die Gross- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle.

Ausführen.png

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.