001000000-100416-000 Rechnungsstellung

Login

User aus der Gruppe Administrator haben immer Zugriff auf alle Mandanten.

Mandantenberechtigungen

Datenbank->Benutzer

Andere User nur auf die im User-Profil hinterlegten Mandanten zugriff.

Bankdaten

Einstellungen->Bankkonten

Die Bankdaten sind mandantisiert. Jeder Mandant benötigt somit eine eigene Bankverbindung.

EPC-QR-Code

Ein EPC-QR-Code, auch „GiroCode“ genannt, wir beim Rechnungdruck generiert, sofern die Option aktiv ist.

Mandanten

Liste der Mandanten mit Kostenstellen und idealerweise mit Nummer DATEV Mandant. OFFEN.

Reports für Rechnungen/Gutschriften werden mandantisiert mit Logo und Kostenstelle

Kostenstelle, Logo, DATEV Mandant

• Nummer des DATEV Mandanten hier erfassen. Nicht mehr in der DATEV Schnittstellendefinition
• Zudem Kostenstelle, die Teil der Rechnungsnummer wird.
• Logo, sofern ein individuelles Logo auf Rechnungen etc. gewünscht ist.

Kontakte

• Neues Feld 'Kontakt' mit Einstellung für intern, extern, andere kirchliche Einrichtung, Kirchenstiftung
• Vorhanden Kontakte haben keine Zuordnung des Kontakttyps. Allerdings werden Kontakte automatisch auf "Kirchenstiftung" gesetzt, sofern DV=1 und Gruppe='001' oder '002'.
• Kontakttyp bereits in der Zugriffsliste sichtbar.

Warengruppen

• Warengruppen sind nicht mandantisiert. Gelten somit für alle Mandanten innerhalb einer Datenbank.
• Kontoerfassung pro Kontakttyp. Jeweils unterschiedliches Konten und Mehrwertsteuersätze möglich.
• Import- und Exportmöglichkeit der Warengruppen.

Artikel

Artikel sind Mandantisiert Artikelnummern mandantenübergreifend eindeutig Export/Import Mandant/Datenbank Einteilung nach Warengruppen Der Mehrwertsteuersatz im Artikel hat hier keine Bedeutung, da die Steuer über die Warengruppe und hier wieder über den Kontaktyp (intern, extern, andere kirchliche Einrichtung, Kirchenstiftungen) des Rechnungsempfängers gesteuert wird.

Artikel Detail

Die wichtigsten Felder sind:

• Nummer=Wird automatisch generiert. Ermöglicht schnellen Zugriff auf den Artikel
• Kurztext1=Wird zum Positionstext in Rechnungen, Gutschriften, Kasse
• Kurztext2=Optionaler weitere Positionstext
• Langtext=Optionaler weitere Positionstext
• Warengruppe 1=Pflichtfeld. Nur so ist der richtige Mehrwertsteuersatz und das richtige DATEV Konto sichergestellt.

Artikel Preise

• Jeder Artikel kann bis zu 3 Verkaufspreise haben (über Preisgruppen sogar beliebig viele)
• Der Verkaufspreis wird in die Rechnungsposition übernommen und kann dort auch überschrieben werden.

• Verpflegung_MwSt_Satz=3
• Unterkunft_MwSt_Satz=3
• Veranstaltungsgebuehr_MwSt_Satz=3
• Stornogebuehr_MwSt_Satz=3
• Ortstaxe_MwSt_Satz=2

• Verpflegung_MwSt_Satz_intern=2
• Unterkunft_MwSt_Satz_intern=2
• Veranstaltungsgebuehr_MwSt_Satz_intern=3
• Stornogebuehr_MwSt_Satz_intern=3
• Ortstaxe_MwSt_Satz_intern=2

• Verpflegung_MwSt_Satz_extern=2
• Unterkunft_MwSt_Satz_extern=2
• Veranstaltungsgebuehr_MwSt_Satz_extern=3
• Ortstaxe_MwSt_Satz_extern=2
• Stornogebuehr_MwSt_Satz_extern=3

• Verpflegung_MwSt_Satz_stiftung=2
• Unterkunft_MwSt_Satz_stiftung=2
• Veranstaltungsgebuehr_MwSt_Satz_stiftung=3
• Stornogebuehr_MwSt_Satz_stiftung=3
• Ortstaxe_MwSt_Satz_stiftung=2

DATEV Schnittstelle

Einstellungen->Systemdaten->Rechnungswesen

Mandanten- und Beraternummer. OFFEN

Exportpfad. OFFEN

Belegfeld 1=Belegnummer, Belegeld2=ID Offener Posten in Kiribati. OK?

Buchungstext? Max. 60 Zeichen. Derzeit RE oder GU + Text aus Position. Name Rechnungsempfänger, das Sammeldebitor?

Buchungstext aus VA steht derzeit RE VA + Ressource (Unterkunft, Gebühr, Verpflegung etc.)+ Kostenträger= Veranstaltungsnummer

Sammeldebitor jeweils für intern, extern, andere kirchliche Einrichtung oder Kirchenstiftung.

Erweiterung Kontenerfassung für Teilnahmerechnungen mit Konten für intern, extern, andere kirchliche Einrichtung oder Kirchenstiftung

Beim Export Buchungssätze Fälligkeitsdatum auf Heute+30 Tage. Spalte 93 Zugeordnete Fälligkeit Datum 8 0 8 OPOS-Informationen kommunal. Format TTMMJJ.

Prüfung bei Export, ob Kontakt intern, extern, andere kirchliche Einrichtung oder Kirchenstiftung. Davon abhängig wird die Sammeldebitornummer gesetzt.

Eventuell Prüfung, ob Kontakt aus PersonalOffice, dann Buchhaltungslogik (wird noch bekanntgeben). OFFEN

Gutschriften: Konten werden gedreht.

Einstellungen

• Beraternummer OFFEN
• Mandantennummer wird nicht mehr hier erfasst, sondern in den Systemdaten pro Mandant. Siehe oben.
• Exportpfad
• Adressen der Debitoren mit ausgeben bitte nicht aktiveren.

Sammelkonten

• Erfassung der Sammeldebitorennummer jeweils für intern, extern, andere kirchliche Einrichtung und Kirchenstiftung

Rechnungen Anmeldungen

• Erfassung der DATEV Konten für Erlöse aus Veranstaltungsrechnungen jeweils für intern, extern, andere kirchliche Einrichtung und Kirchenstiftung

Rechnungen Anmeldungen

• Erfassung der DATEV Konten für Erlöse aus Veranstaltungsrechnungen jeweils für intern, extern, andere kirchliche Einrichtung und Kirchenstiftung

Mehrwertsteuersätze

Rechnung

Erstellung

GiroCode auf Rechnung. Benötigen wir noch die Bankverbindung

Prüfung ob Kostenstelle bei Mandant eingetragen

Prüfung ob Kontakt intern, extern, andere kirchliche Einrichtung oder Kirchenstiftung

Rückdatierte Rechnung nur bis zum letzten Monat möglich. Im Januar nur bis zum 31.12 der letzten Jahres.

Rechnungsnummer

Kostenstelle + Jahr (zweistellig) + 4 stellige Nummer mit führenden Nullen.

Automatische Logik der Umstellung der Rechnungsnummer zum Jahreswechsel.

System prüft, ob Jahr Rechnungsdatum größer als Jahr in der letzten Rechnungsnummer. Wenn ja, dann Zurückstellung der Nummer auf 1.

System prüft, ob Rechnungsdatum=31.12 des Vorjahres. Wenn ja, dann Rechnungsnummer=Letzte Rechnungsnummer aus Vorjahr+1.