AS 400 Linz

Dieser Beitrag beschreibt die Rechnungswesen Schnittstelle von Kiribati zur AS400 Buchhaltung der Diözese Linz.

Grundsätzliches

Kiribati Reweschnittstelle Linz

Jeder Beleg (Zahlschein, Rechnung, Beleg über Registrierkasse erzeugt eine Forderung bei Ausdruck. Durch Zahlungseingänge werden die Forderungen ausgeglichen.

1. Eigenveranstaltung Jede Anmeldung in Kiribati mit dem Status „B“ erzeugt einen Kiribati-OP. Über Forderungen und Zahlungen sollte diese Posten im Idealfall ausgeglichen werden. Wird aber z.B. bei einer Rechnung noch eine Leistung hingefügt, weicht die Forderung vom Kiribati-OP ab. Dies beeinflusst nicht die Rechnungswesenschnittstelle, da die noch nicht bezahlten Forderungen als OP-Liste dienen.

Durch diese Dreiteilung kann die Einrichtung feststellen, ob und warum über einen Vorgang keine Forderung erstellt wurde.

Eine Forderung kann erstellt werden über:

a. Teilnehmerzahlschein b. Rechnung c. Quittung (in Arbeit)

zu a. Im Regelfall kommt der Zahlungseingang für den Zahlschein vor Veranstaltungsbeginn über Retourendatenträger. Wenn nicht muss:

• dem Teilnehmer geglaubt werden, dass er überwiesen hat (war bisher auch) • Wird im System eine Möglichkeit angeboten, eine Barzahlung der Teilnehmerzahlscheinforderung zuzuordnen (in Arbeit)

Benötigt der Teilnehmer eine gesonderte Rechnung für die Kursgebühr ist diese eigentlich nicht mehr möglich, da sonst eine doppelte Forderung entstehen würde (Teilnehmerzahlschein und Rechnung). Wir prüfen die Möglichkeit für diesen Fall den Zahlschein zu stornieren und dann eine Rechnung für den Kursbeitrag zu erstellen (in Arbeit).

2. Gastveranstaltungen Jede Gruppe mit dem Status „Definitiv“ erzeugt einen Kiribati-OP. Durch Erstellung und Druck von Gruppen und Gastrechungen werden Forderungen und Zahlungen generiert.

3. Frei Rechnungen ohne Bezug zu Eigen- oder Gastveranstaltungen Erzeugt einen Kiribati-OP, bei Druck eine Forderung und bei Zahlungseingang eine Zahlung mit Ausgleich der Forderung.

4. Freier Barverkauf (Postkarten, Briefmarken etc.) Registrierkasse mit Belegenerierung (laufende Nummer ab 1) von Warengruppen, Leistungen etc.. Erstellt Forderung (Quittung) und sofortigen Zahlungseingang in Form von Bar, Kreditkarte und Scheck.